为什么我要坚持写工作月报

无视告警

两个月前,准确来说是9月10日下午,目标跑步6.5公里。这不算什么,前几天就开始跑差不多长的距离,并没有出什么岔子。跑到5公里的时候就开始感觉膝盖有点疼,后来越来越疼,终于在5.82公里的时候停下。身体在发出告警信号,却没能太引起我的注意。

那段时间真是越来越爱跑步了。本来就是一个不以跑步为苦的人,而且作为村上春树的脑残粉,看过《当我谈跑步时我谈些什么》不下五遍。重新跑步以来,7月份跑了47.89公里,8月份56.60公里。跑步的月累积量越来越大,身体和精神也都跟着走上坡路。体重从原来的140斤下降到131斤,无论是工作还是日常的精力都明显要比之前充沛得多。

由于效果实在太好,我在9月份上旬就已经跑了32公里,心里未尝没有想要继续增加跑量的想法。11号下午,我把慢跑改为快走,目标是走7公里。其实刚开始的时候,我就感觉膝盖不是特别舒服,但还是继续。直到又是到了5公里的时候,疼得实在厉害,于是连忙停下来。这时,就连正常走路都开始疼了,只好一步一步地挪着从深大回到公司。

猛然发现,我的膝盖受伤了。当时完全想不到,之后快两个月的时间里我都不能像之前那样想跑就跑了。

如果只注重结果、不注重过程,一旦目标很顺利达到了,人就容易膨胀。这时候他们就会像我一样不把身体的警告放在眼里,很难注意到已经出现的危险信号。无论是看历史上的记载,还是身边的人和事,这个道理都在一次又一次地被印证。

过早退出

只注重结果、不注重过程可能造成的另一种情况就是,过早退出。

相信所有的程序员都有过这样的经历:遇到一个难以定位的bug,试了七八次还是一头雾水,一直到十几二十次的时候才终于找到原因所在。但是也有一部分刚入门的同学,尝试过一两次就认为这是一个解决不了的问题,立刻跑去问自己的组长。

如果把解决问题的过程看成一个循环,那些尝试次数不够多的人都犯了“过早退出”的错误。

推而广之,我们在做很多事情的时候,不也在犯同样的错误吗?嚷嚷着要减肥,又运动又节食了一个星期,最后一称发现体重没变化就放弃了。上中学的时候说自己要好好学习,认真学了一个月,月考的时候成绩没有明显的进步就开始自暴自弃。工作之后说自己要在业余时间充电,买回来几本书就翻了一遍,见没什么效果就扔到一边开始刷抖音打王者荣耀去了。

我们常说“量变导致质变”,意思就是量一定要积累到某种程度才会引发质变,难就难在判断“到底要多少的量才够”。因此,我们更应该关注的是过程,而不是结果。过分关注或只关注结果,就很难察觉到自己细微的进步,以及如何改善接下来的行动。

反馈、调整

学会关注过程的第一步就是学会关注反馈。

反馈分为两种,一种是正反馈,一种是负反馈。正反馈,就是在鼓励我们做得更多。我在刚重新开始跑步的时候,定的目标比较低,只有一公里。跑完之后比较轻松,气都不怎么喘。这时候身体给我的反馈信息就是正反馈,告诉我说可以跑更长的距离。负反馈,就是在告诉我们应该减少甚至改变当前的行为。第二天我把目标一下子定到了两公里,距离刚过半没多久就开始气喘吁吁、脚步沉重,最终没有完成目标就停下了。这时候身体给我的反馈就是负反馈,告诉我说应该跑得更少一些。

那么问题来了:如果你做了一件事情,女朋友说她没有不高兴,这到底是正反馈还会负反馈?

无论我们做什么事情,只要留心都能察觉到反馈。看书的时候,我们可以试着定一个番茄闹钟,一般是25分钟。如果你能轻松坚持看书,一直到闹钟响起都不会想要放弃,那么这时候是一种正反馈,你可以选择增加每一次阅读的时间。如果在开始几分钟的时候就已经坐立不安,频频拿起手机看时间到了没有,那么你接收到的是一种负反馈,应该缩短单个番茄时间。

这种根据反馈做出行动的过程,就是调整。作为一个番茄土豆软件的重度用户,经过多次调整之后我发现自己最佳的番茄时长是32分钟。在这个时间段里,我能进入一个较好的阅读状态,并且在结束之后的确需要休息。

在这个不断调整的过程中,你就很难注意不到自己的进步,而且这种进步很难在只关注结果时被注意到。减肥的过程中需要运动,可能你的体重没有减少,但是每次跑步的距离一直在变长。考试取得好成绩需要努力学习,可能你的分数没有显而易见的上涨,但是每次专注学习的时间在变多。人际关系的改善需要控制情绪,可能你感觉身边的人对自己的看法并没有多大的改变,但是发脾气的频率却实实在在地在下降。

学会关注反馈,学会进行调整,我们就没有必要纠结于“到底要积累多少的量才能导致质变”这个问题,而是专注于过程,从细微的进步中得到鼓励,坚持做自己认为是对的事情。

但是,如果想更进一步,我们可能还需要一套更科学的方法论。

戴明循环

戴明循环,即PDCA循环,最初来源于质量管理领域,后来应用于多个其他领域。美国专家休哈特博士首先提出,由戴明采纳、宣传并普及,所以一般以后者的名字来称呼。

PDCA分别指的是,计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、处理(Act)。

Plan阶段,我们要做的是尽可能给出一份可执行、可检查的计划。可执行,指的是有可能做成。计划一天要看25个小时的书,这就是显而易见的不可执行。可检查,指的是做完之后有明确的检查标准。我要努力赚钱,这并不具备可检查性;而我要在未来三个月里使存款达到某个具体的数字,这就具备可检查性。

Do阶段,需要我们按照计划一步一步地执行事先所规划的动作。这个阶段要想完成好,首先要仰赖于Plan阶段所指定计划的可执行程度,其次就是前面我们所谈到的反馈和调整。按部就班并不等同于照本宣科,执行过程中根据不同的反馈进行灵活变通的调整是必不可少的。

Check阶段,对照计划阶段里定下的检查标准与执行阶段实际的完成效果,把符合的和不符合的分开。很多人在工作中并不重视这个阶段的动作,往往会觉得大概、也许、差不多做完就好了,其实这样做是远远不够的。

Act阶段,根据检查阶段中取得的结果,把做得好的地方固定下来,作为以后行事的标准;把做得不好不到位之处指出,作为需要解决的问题,放到下一个循环中处理。

入职新公司以来,我一共写了五篇工作月报(即将写第六篇),基本上是对照戴明循环来做的。当然,其中还有很多需要改进的地方,并没有严格按照标准执行。即便如此,自我感觉还是取得了一些细小的进步。这些细小的进步既不能让我升职涨薪,也不能当做炫耀的资本,却能鼓励我继续做自己认为对的事情。

总结

做人做事,如果只关注结果、不关注过程,很容易犯过度膨胀或过早退出这两个错误。

要想避免走极端,首先要学会的就是如何关注反馈和进行调整。最后,我们还可以试一试科学的方法论,戴明循环。